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Weniger Stress, mehr Fokus
Wie smarte Organisation meinen Arbeitsalltag verändert
Als Veranstaltungsmanager und IT-Administrator in einem kleinen gemeinnützigen Verein kann der Arbeitsalltag ziemlich herausfordernd sein – vor allem, weil alle mit knappen Kapazitäten arbeiten.
Die Aufgabenverteilung in der HAG ist klar geregelt: Die Fachreferent:innen verantworten den inhaltlichen Teil und legen Art sowie Anzahl der Veranstaltungen fest. Im Veranstaltungsmanagement – aktuell sind wir zu zweit – übernehmen wir alle organisatorischen Aufgaben.
Dazu gehören u.a.:
- Venues und Catering anfragen und buchen
- Technische Ausstattung und Personalbedarf planen
- Logistik für Veranstaltungsmaterialien organisieren
- Öffentlichkeitsarbeit (Website, Anmeldungen, Teilnehmendenmanagement, Einladungen, Erinnerungen, Dokumentationen)
- Nachbereitung (Finanzcontrolling, Evaluation, Nachbefragungen)
Obwohl diese Aufgaben vor allem organisatorisches Geschick erfordern, bleibt wenig Raum für Kreativität oder Innovation – anders als etwa in Agenturen, wo Konzepte immer wieder neu gedacht werden.
Der eigentliche Knackpunkt:
Wir betreuen jährlich über 100 Veranstaltungen, organisiert von mehr als 20 internen „Projekten“. Die Prozesse sind aufwendig, erfordern ständige Abstimmung mit verschiedensten Stakeholdern – und selten lässt sich etwas in einem Zug erledigen.
Oft jongliere ich an einem Tag mit fünf verschiedenen Veranstaltungen – jede mit eigenen Abläufen und Anforderungen. Dazu kommen spontane Anfragen, kurzfristige Änderungen oder neue Zielvorgaben durch Förderprojekte.
Das Ergebnis?
Erschöpfung nach Feierabend, das ständige Gefühl, etwas vergessen zu haben – und wenig Zeit, um langfristige Projekte oder kreative Ideen zu verfolgen. Der Kopf war einfach zu voll.
Alles im Blick, alles an seinem Platz
Anfang des Jahres wollte ich das ändern.
Zwar hatte ich bereits Tools wie Trello, Microsoft Planner oder SharePoint ausprobiert – doch keines passte wirklich. Entweder waren sie zu unflexibel, teuer oder kompliziert einzurichten.
Dann entdeckte ich Notion.
Anfangs war ich von den vielen Möglichkeiten überwältigt. Doch schnell verstand ich das Prinzip: Alles ist eine Seite.
Aufgaben, Notizen, Informationen – alles lässt sich strukturiert ablegen und flexibel verknüpfen. Mit ein paar Tutorials baute ich erste Aufgabenlisten und Dashboard-Übersichten auf.
Der Funktionsumfang von Notion ist am Anfang sehr komplex: Verknüpfungen, Roll-Overs, Eigenschaften, Filter und Ansichten – wo soll man da anfangen?
Einfach loslegen war meine Devise. Stück für Stück habe ich die Systeme und Funktionen kennengelernt und ausprobiert, was für mich funktioniert. Als technikaffiner Mensch habe ich mich schnell in die Möglichkeiten von Notion verliebt. (Für alle Einsteiger:innen habe ich ein paar hilfreiche YouTube-Videos am Ende des Artikels verlinkt)
Heute bündelt Notion alle wichtigen Informationen an einem Ort.
Früher suchte ich Mails oder Dokumente zusammen – heute finde ich relevante Infos direkt an der jeweiligen Aufgabe oder dem Termin. Neue Aufgaben erfasse ich sofort, hinterlege alle nötigen Details (inklusive Dokumente, E-Mails oder wichtige Notizen) – und kann sie bis zum Erledigungszeitpunkt „auslagern“.
Das spart Energie, reduziert Stress und schafft Raum für konzentriertes Arbeiten.
Wie Struktur den Kopf entlastet
Besonders hilfreich ist in meinem Alltag:
- Vorlagen: Ich kann Veranstaltungsplanungen als Vorlagen erstellen, duplizieren, anpassen und blitzschnell neue Events anlegen. Ich habe Vorlagen für verschiedene Veranstaltungen erstellt und brauche nicht erneut über Sonderfälle nachdenken.
- Standardisierte Aufgaben: Mit definierten Buttons füge ich Aufgaben inklusive Deadlines hinzu – in unter zwei Minuten ist eine Veranstaltung in Notion vorbereitet. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben ist diese Funktion Gold wert!
- Dynamische Listen: Tagesaufgaben, Wochenziele und überfällige To-Dos werden automatisch angezeigt.
→ Durch die Wochenkalender-Ansicht verliere ich nie den Überblick – und werde nicht mit Informationen überflutet.
Mein Fazit:
Notion erleichtert nicht nur die Organisation – es bringt auch Ruhe in meinen Kopf und mehr Freude in meinen Arbeitsalltag.
Ein aufgeräumter Kopf arbeitet kreativer
Seit Anfang des Jahres ist Notion meine zentrale Schaltzentrale – und obwohl noch nicht viel Zeit vergangen ist, spüre ich eine tiefgreifende Entlastung.
Informationen sind klar strukturiert, leicht auffindbar und flexibel auswertbar. Ich starte schneller in meine Aufgaben – ohne Umwege oder langes Suchen.
Die gewonnene Zeit und Energie fließen in das, was wirklich zählt:
Ideen entwickeln, kreative Projekte anstoßen, zwischenmenschliche Kommunikation stärken.
Neue Impulse, die früher im Alltagsstress untergegangen sind, haben wieder Platz.
Dank besserem Zeitmanagement setze ich mir klarere Ziele – und erreiche sie leichter.
Drei Dinge, die ich dabei gelernt habe
- Ein gutes Tool ersetzt kein gutes System – aber es erleichtert den Einstieg enorm.
- Aufgaben sofort zu erfassen entlastet den Kopf und verhindert Stress.
- Kleine, konsequente Verbesserungen führen langfristig zu großen Veränderungen.
Und vielleicht lohnt es sich auch für dich, einen Schritt Richtung smarter Organisation zu wagen.
Dein Kopf wird es dir danken!